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高校儀器設備信息化建設怎么推且看清華大學建設經驗

找準癥結信息化建設迫在眉睫

作者:柏玲 發布于:2019-07-03 11:51:59 來源:政府采購信息網
  “我們學校建立了一個采購與招標工作領導小組,由主管校領導及負責工程、貨物、服務采購與招標工作的各個職能部門負責人組成,統籌協調全校的采購與招標工作,基建規劃處、資產管理處、實驗室與設備處、后勤管理處分工負責基建類、房屋裝維修及物業服務類、儀器設備類、后勤綜合類采購與招標的歸口管理工作。”清華大學實驗室與設備處處長黃開勝向政府采購信息報記者介紹。
 
  據了解,實驗室與設備處的設備采購及資產管理業務量很大。截止目前設備及家具在庫資產超過105億。2018年設備采購申請19580單,采購金額14.3億。2018年試劑材料11萬單,采購金額1.5億。涉及范圍廣,全校100多個二級單位,上萬個種類。清華大學實驗室與設備處有五個科室來負責相關的業務:設備科負責預算、購前論證、合同、外貿、驗收;采購與招標管理辦公室負責設備家具類采購執行;化學安全辦公室負責試劑材料類采購執行;資產科負責資產建賬、盤點、變動、處置;實驗室科負責開放共享。
 
  黃開勝認為,設備從前期預算編制、論證、采購執行、合同審核簽署、合同執行,到建賬、使用、處置,業務流程很長,需要信息的打通。據他介紹,清華大學采購及資產管理信息化建設做得比較早,1998年建立了資產管理系統,2006年建立了購置審批系統,2014年建立了大型儀器設備開放共享平臺,2017年建立了試劑材料管理系統。但是上述原有系統是彼此獨立的,信息沒有打通,而且相當多的業務模塊還沒有進行電子化管理。具體來講,原有系統有六個痛點。
 
  一是資源整合少。采購審批與執行庫、評標專家庫、合同庫、資產庫、供應商庫的數據沒有完全實現電子化。比說,采購合同需要保存15年,由于沒有實現電子化,查找合同特別費事;評標專家庫信息不全等等,存在一系列問題。
 
  二是統計功能弱。各系統入口不統一,數據標準不一致,在年終上報政府采購統計報表時很難整合數據。
 
  三是信息傳遞差。業務不同階段,采購經辦人及管理部門經手人各不相同,無法保證信息完整性和準確性。
 
  四是表格文檔多。各環節之間沒有實現已有數據的自動提取和共享,數據重復填報的情況比較突出。
 
  五是師生跑腿多。預算、論證、申請、審批、采購執行、合同簽署、到貨驗收、資產建賬,各流程之間沒有做到順暢銜接。每一個環節都要讓師生跑一趟,到年底尤其緊張,“我們辦公室在二層,有時候隊伍都排到了一層”。
 
  六是等待時間長。多級審批,還需線下紙制公文流轉,需要等待較長時間。
 
  此外,原來的信息系統,采購節點還未做到有效控制。2018年,公開招標項目198項,非招標106項,采購金額約8億,僅采購申請審批及資產建賬有線上記錄。2018年,簽訂外貿合同1200余份,系統上僅記錄簡單的派單、合同及辦理免稅等業務的結果,外貿辦理進程沒有實現信息化,采購人對于外貿進程不掌握。
 
  采購有法定時間節點,如《中華人民共和國招標投標法》規定,自招標文件 <https://www.baidu.com/s?wd=%E6%8B%9B%E6%A0%87%E6%96%87%E4%BB%B6&tn=SE_PcZhidaonwhc_nGPAgmjz&rsv_dl=gh_pc_zhidao>開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止,最短不得少于二十日。即使采購申請審批非常順暢,采購人在我們的指導下編制采購招標文件非常迅速,一個招標項目從提出申請到開標,往往要花費30天以上的時間。評標、簽訂合同也要花費時間,有時評標時出現廢標的情況,還得重新來過。遇上外貿業務,合同執行期更長。如果采購一個幾千萬的磁共振設備,采購周期真的有可能需要一年的時間。
 
  “大家覺得很奇怪,為什么會這么長時間?處里解釋,時間不是耽誤在我們這兒,但是網上沒有痕跡,有苦沒處訴。”黃開勝說,作為一個窗口部門,作為一個服務部門,要把采購和執行的進程擺出來,職能部門和師生共同努力,提高采購效率,這就需要加快步伐推進信息化建設。

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